Büroreinigung sauber kalkulieren – in wenigen Minuten zum fertigen Kostenvoranschlag

Bürofläche richtig einschätzen
Die Bürofläche ist die Grundlage für deine Zeitkalkulation. Entscheidend ist aber nicht nur die Quadratmeterzahl, sondern wie „aufwendig“ die Fläche ist.

Vor dem Angebot prüfen:
• Großraumbüro oder viele kleine Räume?
• Wie viele Sanitärbereiche gibt es?
• Gibt es Teeküche, Empfang, Besprechungsräume oder viele Glasflächen?
• Wie stark sind die Flächen möbliert?
• Welche Böden sollen gereinigt werden?

Praxistipp:
250 m² offenes Büro können schneller sein als 150 m² mit vielen WCs, Küchen und verwinkelten Einzelbüros. Wenn möglich: immer kurz besichtigen oder Fotos anfordern.

Die Reinigungsfrequenz beeinflusst Preis und Planung
Je häufiger gereinigt wird, desto besser bleibt das Objekt in Schuss – und desto planbarer werden Touren und Monatsumsatz.

Typische Orientierung:
• 1× pro Woche: kleine Büros mit geringer Nutzung
• 2× pro Woche: häufiger Standard bei kleinen und mittleren Büros
• 3–5× pro Woche: stärker genutzte Büros, Praxen, Kanzleien oder Kunden mit höherem Anspruch
• täglich: stark frequentierte Objekte

Wichtig:
Bei seltener Reinigung steigt der Aufwand pro Termin oft, weil mehr Schmutz anfällt. Zu seltene Reinigung wirkt auf den Einzelpreis oft „günstig“, ist aber nicht immer realistisch.

Stundensatz für den Kunden
Das ist der Netto-Stundensatz, den du für deine Arbeitszeit und Fahrzeit kalkulierst. Aus diesem Wert entsteht zusammen mit Fläche, Reinigungszeit, Fahrtkosten, Material und Nebenkosten der Preis pro Reinigung.

Warum das wichtig ist:
Der Stundensatz muss nicht nur die eigentliche Reinigung tragen, sondern auch Fahrzeit, Organisation, Material, Rücklagen und betriebliche Kosten berücksichtigen.

Praxistipp:
Setze den Stundensatz nicht zu knapp an. Ein zu niedriger Preis wirkt zwar attraktiv, kann aber schnell dazu führen, dass der Auftrag wirtschaftlich nicht sauber funktioniert.

Fahrzeit ist echte Arbeitszeit
Gerade in der Büroreinigung wird die Fahrzeit oft unterschätzt. Sie kostet nicht nur Zeit, sondern blockiert auch Kapazität für andere Kunden.

Hier eintragen:
die gesamte Fahrzeit hin und zurück pro Termin.

Praxistipp:
Ein Auftrag mit guter Reinigungszeit kann unprofitabel werden, wenn Anfahrt, Parkplatzsuche oder Schlüsselorganisation viel Zeit kosten. Deshalb Objekte möglichst gebietsweise planen.

Kilometer verursachen echte Kosten
Neben der Zeit kostet jede Strecke auch Geld – zum Beispiel für Kraftstoff, Verschleiß und Fahrzeugnutzung.

Hier eintragen:
die gesamte Strecke hin und zurück pro Termin.

Praxistipp:
Ein Kunde mit wenig Kilometern, aber viel Stau oder Parkplatzsuche, kann trotzdem teuer sein. Strecke und Fahrzeit sollten immer zusammen betrachtet werden.

Kilometerkosten realistisch ansetzen
Viele rechnen hier nur den Sprit. Das ist meist zu knapp. Eigentlich gehören auch weitere Fahrzeugkosten dazu.

Mitdenken:
• Kraftstoff
• Verschleiß und Reparaturen
• Reifen und Wartung
• Versicherung und Steuer anteilig
• Parkkosten, wenn sie regelmäßig anfallen

Praxis-Orientierung:
Viele kleine Dienstleister rechnen grob mit ca. 0,30 € bis 0,50 € pro km. Wer nur Tankkosten ansetzt, kalkuliert oft zu niedrig.

Materialkosten nicht unterschätzen
Auch kleine Verbrauchsmaterialien summieren sich über das Jahr deutlich.

Typische Positionen:
• Reiniger und Sanitärreiniger
• Mikrofasertücher, Handschuhe, Müllbeutel
• Wischbezüge, Pads, Verschleißteile
• ggf. Hygienematerial nach Vereinbarung

Praxistipp:
Wenn der Kunde bestimmte Materialien selbst stellt, kannst du hier niedriger ansetzen. Wenn du alles mitbringst, lieber realistisch kalkulieren statt zu knapp.

Nebenkosten = unsichtbare Betriebskosten
Diese Kosten sieht der Kunde nicht direkt auf dem Objekt, sie müssen aber trotzdem bezahlt werden.

Dazu gehören oft:
• Angebotserstellung und Kommunikation
• Buchhaltung und Software
• Versicherungen und Bankkosten
• Werbung, Website, Telefon
• Objektkontrollen, Schlüsselmanagement, Organisation

Praxis-Orientierung:
Viele kalkulieren hier grob mit etwa 15 % bis 24 %. Ab 25 % sollte bewusst geprüft werden, ob der Endpreis für Gewerbekunden noch marktgerecht bleibt.