Volle Auftragsbücher, aber zu wenig Gewinn?
Der einfache Preis Ratgeber für Reinigungsfirmen.
Dieser Ratgeber zeigt dir, warum viele Reinigungsfirmen trotz voller Auftragsbücher zu wenig verdienen und wie du Preise sauberer, sicherer und profitabler denkst.
Warum dieser Preis Ratgeber wichtig ist
In der Reinigung entscheidet der Preis nicht nur darüber, ob ein Kunde zusagt. Er entscheidet darüber, ob deine Firma stabil bleibt, ob du Rücklagen bilden kannst und ob Wachstum überhaupt sinnvoll ist. Dieser Guide ist bewusst als Ratgeber aufgebaut: keine Checkliste, keine Auswertung, sondern klare Preislogik für die Praxis.
Warum Umsatz nicht dein Gewinn istVerstehe den Unterschied zwischen Einnahmen, Kosten und echtem Unternehmerlohn. Bereich öffnenBereich schließen
Warum Umsatz nicht dein Gewinn ist
Viele Reinigungsfirmen schauen am Anfang nur auf den Stundensatz oder den Monatsumsatz. Das fühlt sich gut an, solange Geld reinkommt. Entscheidend ist aber, was nach Fahrt, Material, Bürozeit, Ausfall, Rücklagen, Steuer und privaten Verpflichtungen wirklich übrig bleibt.
Wer Umsatz mit Einkommen verwechselt, arbeitet schnell viel und verdient trotzdem zu wenig. Besonders gefährlich ist das bei kleinen Aufträgen, kurzen Einsätzen und Kunden mit vielen Sonderwünschen.
Bewerte jeden Auftrag nach echtem Gewinn, nicht nur nach bezahlten Stunden. Rechne immer mit allen Zeiten und Kosten, die rund um den Auftrag entstehen.
Schreibe für dich eine einfache Gewinnlogik auf: Einnahme pro Auftrag minus Fahrt, Material, Verwaltung, Ausfallrisiko, Fixkostenanteil und Rücklage. Erst danach siehst du, ob der Auftrag wirklich stark ist.
Du erkennst diesen Punkt daran, dass du zwar regelmäßig Rechnungen schreibst, aber am Monatsende trotzdem kaum Geld übrig bleibt. Häufig ist dann nicht zu wenig Arbeit das Problem, sondern ein Preis, der die echten Kosten nicht trägt.
Ein Kunde zahlt 70 Euro für 2 Stunden Reinigung. Wenn du zusätzlich 30 Minuten Fahrt, 15 Minuten Nachrichten, Material, Rechnung und Terminplanung einrechnest, stecken schnell fast 3 Stunden Arbeit dahinter.
- Umsatz, Kosten und Gewinn getrennt betrachten
- nicht abrechenbare Zeit sichtbar machen
- jeden Auftrag nach echtem Ergebnis bewerten
Deinen Mindest Stundensatz berechnenSetze Preise nicht nach Bauchgefühl, sondern nach wirtschaftlicher Untergrenze. Bereich öffnenBereich schließen
Deinen Mindest Stundensatz berechnen
Der Mindest Stundensatz ist die Grenze, unter der du langfristig nicht arbeiten solltest. Er muss deinen Unternehmerlohn, deine Betriebskosten, Fahrt und Verwaltungszeit, Rücklagen und Ausfallzeiten berücksichtigen.
Wenn du deinen Mindestpreis nicht kennst, verhandelst du gegen dich selbst. Dann entscheidet oft der Kunde, der Wettbewerb oder dein Bauchgefühl über deinen Preis.
Lege zuerst fest, was du monatlich verdienen musst und welche Kosten dein Betrieb hat. Danach berechnest du, wie viele wirklich bezahlte Stunden realistisch möglich sind.
Berechne deinen Mindestpreis aus monatlichem Einkommensziel, Fixkosten, variablen Kosten, Rücklagen und realistisch abrechenbaren Stunden. Plane lieber konservativ, damit du nicht mit zu vielen Idealannahmen arbeitest.
Du merkst, dass dieser Punkt fehlt, wenn du bei jeder Anfrage unsicher bist, ob 28, 32, 35 oder 40 Euro richtig sind. Unsicherheit beim Preis ist meistens ein Zeichen fehlender Kalkulation.
Wenn du 160 Stunden im Monat arbeitest, sind nicht automatisch 160 Stunden abrechenbar. Fahrt, Einkauf, Telefonate, Angebote, Buchhaltung und Leerlauf können viele Stunden blockieren.
- monatliches Einkommensziel definieren
- Fixkosten und variable Kosten erfassen
- realistisch abrechenbare Stunden berechnen
Fahrtzeit und Anfahrt richtig einpreisenFahrt ist Arbeitszeit und darf deine Marge nicht auffressen. Bereich öffnenBereich schließen
Fahrtzeit und Anfahrt richtig einpreisen
Fahrtzeit wird in der Reinigung häufig unterschätzt, weil sie nicht wie Reinigung aussieht. Wirtschaftlich ist sie aber gebundene Arbeitszeit. Wenn du sie nicht einkalkulierst, bezahlst du sie aus deinem Gewinn.
Kurze Aufträge mit langer Anfahrt sind oft besonders gefährlich. Der Kunde sieht nur die Reinigungszeit, aber du verlierst zusätzlich Zeit für Hinweg, Rückweg, Parkplatzsuche und Organisation.
Arbeite mit Anfahrtspauschalen, Mindestauftragswerten, klaren Einsatzgebieten oder höheren Preisen bei weiter Entfernung. Tourenplanung ist ebenfalls ein Preishebel.
Lege fest, ab welcher Entfernung ein Auftrag teurer wird, welche Mindestdauer sinnvoll ist und wann du eine Anfrage ablehnst. Kleine Aufträge brauchen klare Regeln.
Du erkennst dieses Problem, wenn du zwischen mehreren Kunden viel unterwegs bist, aber nur wenige Stunden wirklich abrechnen kannst. Der Kalender ist voll, die bezahlte Zeit aber zu niedrig.
Ein Auftrag über 1,5 Stunden kann wirtschaftlich schwach sein, wenn du dafür 20 Minuten hin und 20 Minuten zurück fährst. Aus 1,5 bezahlten Stunden werden schnell über 2 echte Stunden.
- Anfahrtspauschale oder Mindestpreis festlegen
- Gebiet und maximale Fahrzeit definieren
- Touren nach Nähe und Frequenz planen
Material, Geräte und Ausstattung einrechnenKleine Kosten summieren sich und gehören in deine Preise. Bereich öffnenBereich schließen
Material, Geräte und Ausstattung einrechnen
Reinigungsmittel, Tücher, Handschuhe, Müllbeutel, Pads, Kleidung, Geräte, Reparaturen und Ersatzanschaffungen wirken einzeln klein. Über Wochen und Monate sind sie echte Betriebskosten.
Wenn Material nicht im Preis steckt, sinkt dein Unternehmerlohn. Besonders bei Kunden mit hohem Verbrauch, Sonderverschmutzung oder speziellen Oberflächen kann das schnell teuer werden.
Entscheide, was du mitbringst, was der Kunde stellt und welche Leistungen zusätzlich Material kosten. Das muss in Angebot und Kalkulation zusammenpassen.
Lege pro Stunde, pro Termin oder pro Objekt einen Materialanteil fest. Für Sonderleistungen wie Grundreinigung, Kalkentfernung oder Fensterreinigung solltest du separat kalkulieren.
Du erkennst diesen Fehler daran, dass du ständig Kleinigkeiten kaufst, aber diese Kosten nie im Preis auftauchen. Oft fühlt sich das erst harmlos an und wird später zur dauerhaften Gewinnbremse.
Ein paar Euro für Handschuhe, Tücher und Mittel wirken nicht dramatisch. Bei vielen Terminen pro Monat können daraus aber schnell hohe laufende Kosten werden.
- Verbrauchsmaterial monatlich erfassen
- Materialanteil pro Auftrag einrechnen
- Sondermaterial separat berechnen
Fixkosten und Bürozeit nicht vergessenAuch Arbeit außerhalb der Reinigung muss bezahlt werden. Bereich öffnenBereich schließen
Fixkosten und Bürozeit nicht vergessen
Zu einer Reinigungsfirma gehört mehr als die Arbeit beim Kunden. Telefonate, Angebote, Nachrichten, Terminplanung, Rechnung, Buchhaltung, Website, Versicherungen, Software und Verwaltung kosten Zeit und Geld.
Wenn du nur die reine Reinigungszeit kalkulierst, fehlen wichtige Kostenblöcke. Dann wirkt dein Stundensatz höher, als er wirklich ist, weil viele Stunden unbezahlt bleiben.
Rechne Fixkosten und Bürozeit auf deine Aufträge um. Je kleiner dein Unternehmen ist, desto wichtiger ist diese einfache Sicht, weil du viele Aufgaben selbst erledigst.
Sammle alle monatlichen Kosten und schätze deine Bürozeit realistisch. Danach verteilst du diese Kosten auf deine bezahlten Stunden oder baust sie in deine Pauschalen ein.
Du erkennst das Problem, wenn du nach Feierabend noch Angebote, WhatsApp Nachrichten und Rechnungen machst, diese Zeit aber nirgends in deiner Kalkulation auftaucht.
Wenn du pro Woche 5 Stunden für Angebote, Nachrichten und Organisation brauchst, sind das im Monat rund 20 Stunden. Diese Zeit muss dein Preis mittragen.
- monatliche Fixkostenliste erstellen
- Bürozeit pro Woche schätzen
- Kosten auf bezahlte Stunden umlegen
Rücklagen, Steuern und Ausfälle einplanenEin stabiler Preis muss auch schlechte Monate aushalten. Bereich öffnenBereich schließen
Rücklagen, Steuern und Ausfälle einplanen
Ein Preis ist erst stabil, wenn er nicht nur den heutigen Auftrag bezahlt, sondern auch Steuer, Krankheit, Urlaub, Geräteersatz, leere Zeiten, Zahlungsausfälle und unerwartete Kosten berücksichtigt.
Viele Gründer kalkulieren so knapp, dass jeder Ausfall sofort Stress erzeugt. Dann reicht ein kaputtes Gerät, eine Krankheitswoche oder ein verlorener Kunde, um die Liquidität zu belasten.
Plane Rücklagen bewusst in deine Preise ein. Rücklagen sind kein Luxus, sondern Schutz für dein Unternehmen.
Lege feste Rücklagequoten fest: Steuer, Geräte, Ausfall, Versicherung und private Sicherheit. Diese Beträge sollten nicht erst übrig bleiben müssen, sondern von Anfang an im Preis mitgedacht werden.
Du erkennst diesen Fehler, wenn du bei jeder größeren Ausgabe sofort Druck bekommst oder Steuerzahlungen überraschend wirken. Dann fehlt meistens ein Rücklagen System.
Ein Staubsauger geht kaputt, ein Kunde zahlt spät und gleichzeitig kommt eine Steuerzahlung. Ohne Rücklagen wird aus normalem Geschäftsrisiko sofort ein Problem.
- Steuerrücklage getrennt halten
- Geräte und Reparaturen einplanen
- Ausfallreserve für schlechte Monate bilden
Stundensatz und Pauschalpreise richtig nutzenNicht jeder Auftrag sollte nur nach Stunden verkauft werden. Bereich öffnenBereich schließen
Stundensatz und Pauschalpreise richtig nutzen
Stundensätze sind einfach verständlich, aber nicht immer die beste Lösung. Pauschalpreise können professioneller wirken und dir mehr Planungssicherheit geben, wenn sie sauber kalkuliert sind.
Pauschalen werden gefährlich, wenn du den Aufwand falsch einschätzt. Dann arbeitet man länger als geplant und der effektive Stundensatz fällt stark ab.
Nutze Stundensätze für unklare Leistungen und Pauschalen für gut einschätzbare, wiederkehrende oder klar abgegrenzte Leistungen.
Kalkuliere Pauschalen immer intern über Zeit, Fahrt, Material, Risiko und Marge. Nach außen kann der Kunde einen klaren Paketpreis sehen, aber intern brauchst du deine Berechnung.
Du erkennst Unsicherheit bei diesem Thema, wenn du Pauschalen nach Gefühl nennst oder nach jedem Auftrag merkst, dass die Zeit nicht gereicht hat.
Eine Treppenhausreinigung kann als monatliche Pauschale gut funktionieren, wenn Etagen, Frequenz, Fahrt und Zusatzleistungen klar sind. Eine stark verschmutzte Grundreinigung sollte dagegen genauer geprüft werden.
- Pauschalen intern sauber kalkulieren
- unklare Aufträge vorher prüfen
- Zusatzleistungen separat definieren
Regelmäßige Kunden sauber kalkulierenWiederkehrende Aufträge brauchen andere Preislogik als Einzelaufträge. Bereich öffnenBereich schließen
Regelmäßige Kunden sauber kalkulieren
Regelmäßige Kunden bringen Planbarkeit, aber sie dürfen nicht zu knapp kalkuliert sein. Ein niedriger Wochenpreis wirkt am Anfang attraktiv, kann sich aber über Monate negativ auswirken.
Wenn ein wiederkehrender Auftrag zu günstig ist, verlierst du nicht einmal Geld, sondern dauerhaft. Jede Woche wiederholt sich derselbe Kalkulationsfehler.
Bewerte Regelkunden nach Monatsumsatz, Fahrt, Tourenlogik, Aufwand, Stabilität, Zusatzwünschen und Kündigungsrisiko.
Rechne regelmäßige Aufträge immer auf Monatsbasis. Prüfe, ob die Fahrt sinnvoll in deine Tour passt und ob der Auftrag genug Marge für langfristige Zusammenarbeit bietet.
Du erkennst diesen Fehler, wenn du Stammkunden hast, die zwar sicher wirken, aber deinen Kalender blockieren und kaum Gewinn bringen.
Ein wöchentlicher Kunde mit niedrigem Preis kann schlechter sein als ein seltener, aber gut bezahlter Auftrag. Entscheidend ist nicht nur Regelmäßigkeit, sondern Gewinn pro gebundener Stunde.
- Monatswert statt Einzeltermin betrachten
- Tourenlogik prüfen
- Preisanpassungen früh kommunizieren
Schlechte Aufträge und Preisdruck erkennenNicht jeder Kunde ist wirtschaftlich sinnvoll. Bereich öffnenBereich schließen
Schlechte Aufträge und Preisdruck erkennen
Gerade am Anfang ist jede Anfrage verlockend. Trotzdem bringen nicht alle Kunden dein Unternehmen weiter. Manche Aufträge kosten mehr Energie, Zeit und Marge, als sie wert sind.
Kunden mit starkem Preisdruck, unklaren Erwartungen, weiter Entfernung oder vielen Sonderwünschen können dein Unternehmen blockieren. Ein voller Kalender ist nicht automatisch ein guter Kalender.
Lege klare Annahmekriterien fest: Mindestpreis, Entfernung, Leistungsart, Kommunikationsstil, Zahlungsbereitschaft und realistische Erwartung.
Erstelle eine einfache Entscheidungsregel: annehmen, höher anbieten, erst besichtigen oder freundlich ablehnen. So schützt du deine Zeit und Positionierung.
Du erkennst diesen Fehler, wenn du dich über bestimmte Kunden schon vor dem Termin ärgerst oder merkst, dass der Auftrag mehr Stress als Gewinn bringt.
Ein Kunde möchte alles besonders gründlich, verhandelt aber stark am Preis und wohnt weit entfernt. Solche Aufträge klingen nach Umsatz, können aber echte Wachstumsbremsen sein.
- Mindestauftragswert definieren
- rote Kunden Signale erkennen
- freundliche Absage vorbereiten
Preise professionell kommunizierenEin guter Preis muss klar erklärt und selbstbewusst vertreten werden. Bereich öffnenBereich schließen
Preise professionell kommunizieren
Selbst eine gute Kalkulation hilft wenig, wenn du deinen Preis unsicher kommunizierst. Kunden spüren Unsicherheit schnell. Deshalb brauchst du klare Formulierungen, einfache Begründungen und feste Regeln.
Wer Preise zu vorsichtig nennt, landet schnell in Rechtfertigung, Rabatt oder unbezahlter Mehrleistung. Das schwächt deine Position und zieht oft die falschen Kunden an.
Kommuniziere Preise ruhig, klar und nutzenorientiert. Erkläre, was enthalten ist, warum der Preis fair ist und welche Zusatzleistungen separat berechnet werden.
Bereite Standardsätze für Preisanfragen, Nachfragen und Einwände vor. So wirkst du professioneller und musst nicht jedes Mal spontan reagieren.
Du erkennst diesen Fehler, wenn du Preise per WhatsApp schnell runterschreibst, dich danach unsicher fühlst oder bei Einwänden sofort Rabatt gibst.
Statt „Das kostet ungefähr 35 Euro die Stunde“ wirkt besser: „Für eine saubere Kalkulation berücksichtige ich Fläche, Aufwand, Anfahrt, Material und gewünschte Regelmäßigkeit. Danach bekommst du ein klares Angebot mit festem Leistungsumfang.“
- Preis nicht vorschnell nennen
- Leistung und Grenzen erklären
- Einwand Antworten vorbereiten